Setzt ein Mitarbeiter für seine Tätigkeit ein privates Kfz ein und verursacht er dabei einen Schaden bei Mitfahrern oder anderen Verkehrsteilnehmern, greift die für das Kfz bestehende Halterhaftpflichtversicherung. Eine für das Kfz abgeschlossene Teil- bzw. Vollkaskoversicherung deckt gegebenenfalls den Schaden am privaten Kfz ab. Eine Beitragserhöhung in der Halterhaftpflichtversicherung nach einem Versicherungsfall (sog. Höherstufungsschaden) sowie die Selbstbehalte in den Kaskoversicherungen sind darüber jedoch nicht abgedeckt.
Nach bisheriger Rechtsprechung sollen auch solche besonderen Kosten vom Halter des Kfz zu tragen sein, wenn für die Nutzung des Kfz die steuerlich zulässige Pauschale (für PKW derzeit 30 Cent je km) von der Organisation bezahlt wird. Da sehr fraglich ist, ob diese Rechtsprechung angesichts der hohen Kraftstoffpreise beibehalten wird, und um die für die Organisation tätigen Personen gut abzusichern, besteht die Möglichkeit, das Kostenrisiko durch den Abschluss einer Dienstreise-Kasko-Versicherung abzudecken. Der Versicherungsschutz erstreckt sich auf alle Dienstfahrten mit privateigenen Kraftfahrzeugen, die von Mitarbeitern im Auftrag und im Interesse der Organisation zu dienstlichen Zwecken genutzt werden. Die Dienstreise-Kasko-Versicherung sollte auch „höhere Gewalt“, „unabwendbares Ereignis“ und Schadensverursacher nicht greifbar umfassen. Nicht umfasst sind Fahrzeuge von gewerblichen Autovermietern.
Für Mitarbeiter beginnt der Versicherungsschutz mit dem Antritt der Fahrt von der Wohnung bzw. dem Abstellplatz des Fahrzeugs und endet mit der Rückkehr. Der Versicherungsschutz ruht in der Zeit, in der der Hin- und Rückweg zu persönlichen oder geschäftlichen Zwecken, die mit der Tätigkeit für die Organisation in keinem Zusammenhang stehen, unterbrochen oder für die der Aufenthalt am Bestimmungsort verlängert wird.
Der Vertrag über die Dienstreise-Kasko-Versicherung kann entweder vorsehen, dass pauschaler Versicherungsschutz für sämtliche Dienstfahrten der Mitarbeiter besteht, oder festlegen, dass die Versicherung nur für angemeldete und von der Organisation erfasste Dienstfahrten greift. Es ist entweder mittels pauschaler Regelung oder aber jeweils im Einzelfall zu klären, welche Fahrten bzw. ob die geplanten Fahrten als Dienstfahrten anerkannt werden, um so den Versicherungsschutz zu gewährleisten. Je nach Versicherungsvertrag ist außerdem gegebenenfalls eine Anmeldung der jeweiligen Fahrt erforderlich.