Erstattung von Reisekosten & Co.

Die Arbeit in der Selbsthilfe ist ohne das persönliche Engagement von Ehrenamtlichen kaum möglich. Dabei entstehen ihnen oft Sachkosten. Diese können erstattet werden - zum Beispiel, wenn es sich um Porto-, Telefon- oder Reisekosten handelt. Es ist aber auch eine pauschalierte Aufwandsentschädigung möglich.

(a) Ehrenamtlich Tätigen dürfen immer die tatsächlich entstandenen Kosten auf Nachweis ersetzt werden (Kostenersatz). Hierzu zählen beispielsweise Fahrt- und Reisekosten, Portokosten und Telefongebühren.

Bei den Fahrt- und Reisekosten sind jedoch die steuerlich zulässigen Höchstgrenzen zu beachten. Derzeit gelten folgende Sätze je gefahrenem Kilometer:

* mit dem Pkw: 0,30 Euro
* mit dem Motorrad bzw. -roller: 0,13 Euro
* mit dem Moped bzw. Mofa: 0,08 Euro und
* mit dem Fahrrad: 0,05 Euro.

Viele Selbsthilfegruppen legen bei Fahrtkostenerstattungen für ehrenamtlich aktive Mitglieder das Bundesreisekostengesetz (BRKG) zugrunde. Eine aktuelle Fassung finden Sie unter www.gesetze-im-internet.de - und zwar unter dem Unterpunkt "Gesetze & Verordnungen", Buchstabe "B".

Fahrtkosten können aber auch nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG) erstattet werden. Das Gesetz steht ebenfalls im Internet, und zwar unter www.landesrecht-bw.de - auch hier wieder unter der Rubrik "Gesetze & Verordnungen".

Als Verpflegungsmehraufwendungen können bei einer Abwesenheit am Kalendertag von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte

* von 24 Stunden - 24 Euro
* von mind. 14 Stunden - 12 Euro und
* von mind. 8 Stunden - 6 Euro

steuerfrei erstattet werden. Unter 8 Stunden ist keine steuerfreie Erstattung möglich. Für eine Übernachtung sind die tatsächlichen Kosten per Rechnung zu belegen. Dabei wird davon ausgegangen, dass in der Gesamtrechnung sowohl Übernachtung als auch Frühstück enthalten sind. Erstattet werden aber nur die Kosten für eine Übernachtung, das Frühstück ist bereits durch den Verpflegungsmehraufwand (s.o.) abgegolten. Sofern also nicht glaubhaft gemacht wird, dass die Rechnung das Frühstück nicht enthält, sind die Übernachtungskosten um jeweils 4,50 Euro zu kürzen. Die jeweils gültigen Sätze für Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwendungen sowie der Kürzungsbetrag bezüglich des Frühstücks können beim örtlichen Finanzamt erfragt werden.

(b) Wird auf den Nachweis verzichtet und stattdessen der Aufwand pauschaliert erstattet (z.B. monatlich), handelt es sich nur dann nicht um Arbeitslohn oder eine andere steuerpflichtige Einnahme, wenn die Pauschale die mit der Tätigkeit zusammenhängenden Aufwendungen (unter Berücksichtigung der o.g. steuerlich zulässigen Sätze) nicht oder nur unwesentlich übersteigen. Im Einzelfall sollte die Höhe der Pauschale dringend vorab mit dem zuständigen Finanzamt abgestimmt werden.