Virtuelle Mitgliederversammlung

Eine anerkannte Ausnahme vom Grundsatz der physischen Zusammenkunft hat eine Entscheidung des Oberlandesgerichts Hamm im Jahr 2012 etabliert. Eine Mitgliederversammlung durch körperliche Zusammenkunft ist nicht erforderlich, wenn die Satzung des Vereins dies ausdrücklich vorsieht. Dabei können alle modernen Kommunikationsmittel wie Chat-Rooms, Bildschirmübertragungen aber auch Telefone genutzt werden. Entscheidend ist nur, dass alle Mitglieder die gleichen Bedingungen haben.

Eine virtuelle Versammlung ist also zulässig, wenn die Satzung des Vereins eine virtuelle Versammlung zulässt.

 

Regelungsvorschlag:

 

"Die Mitgliederversammlung erfolgt entweder real oder virtuell (Onlineverfahren) in einem nur für Mitglieder mit ihren Legitimationsdaten und einem gesonderten Zugangswort zugänglichen Chat-Raum.

Im Onlineverfahren wird das jeweils nur für die aktuelle Versammlung gültige Zugangswort mit einer gesonderten Email unmittelbar vor der Versammlung, maximal 3 Stunden davor, bekannt gegeben."

 

Zur Rechtlage siehe die ausführlichen Ausführungen des OLG Hamm vom 27.09.2011 – I-27 W 106/11 unter https://www.iww.de/quellenmaterial/id/82709

 

Bitte beachten Sie zudem die folgenden Hinweise:

 

- Es gelten die Formerfordernisse der Satzung: Sieht die Satzung die Schriftform für die Einladung vor, so muss weiterhin mit einem unterzeichneten Schreiben der ladungsberechtigten Person (zumeist der Vorstandsvorsitzende) geladen werden. Oft sehen Satzungen inzwischen aber auch eine Ladung in Textform vor. Dann kann die Ladung auch per E-Mail erfolgen, wenn die E-Mail-Adressen der Mitglieder durch die Mitglieder selbst dem Verein bereitgestellt wurden.

 

- Die virtuelle Versammlung sollte in einem passwortgesicherten Online-Raum und unter mit vorheriger Mitteilung des Passworts gegenüber den Teilnehmern vor der Versammlung erfolgen. Die Teilnehmer sollten ihre Identität durch Verwendung des Klarnamens kenntlich machen.

 

- Nicht geändert werden die im Gesetz oder der Satzung geregelten Mehrheitserfordernisse. Soweit in der Vereinssatzung nichts Abweichendes geregelt ist, ist für die Zweckänderung weiterhin nach § 33 Absatz 1 Satz 2 BGB die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich, für Satzungsänderungen gilt die Drei-Viertel-Mehrheit nach § 33 Absatz 1 BGB, soweit in der Satzung keine andere Mehrheit geregelt ist.

 

- Über die Online-Mitgliederversammlung ist weiterhin nach den Regelungen der Satzung ein Protokoll zu fertigen, welches von den in der Satzung bestimmten Personen, zumeist die Versammlungsleiter und die Protokollführer, zu unterzeichnen ist. Die Protokollierung muss insbesondere die Beschlüsse aufzeigen, die der Eintragung zum Vereinsregister bedürfen, z.B. die Wahl des Vorstands oder die Änderung der Satzung. Das Protokoll dient weiterhin als zivilrechtliche Urkunde dem Nachweis der Beschlüsse der Mitgliederversammlung gegenüber dem zuständigen Amtsgericht. Nur mit einem unterzeichneten Protokoll über die Online-Mitgliederversammlung wird das Amtsgericht die Änderungen zum Vereinsregister eintragen.

 

- Die Beschlussfähigkeit muss in der Satzung geregelt werden.

 

Rein vorsorglichist  sollte vor der Beschlussfassung der Mitgliederversammlung die Satzungsänderung mit dem Vereinsregister abgestimmt werden, um spätere Rückfragen oder Nachbesserungen zu vermeiden.

 

Fazit:

 

Eine Mitgliederversammlung per Telefon- oder Videokonferenz oder über einen Internet-Konferenzraum ist grundsätzlich zulässig. Auch hier gilt aber, dass ein solches Verfahren per Satzung geregelt sein muss oder alle Mitglieder schriftlich zustimmen müssen. Für die Einladung gelten die satzungsmäßigen Fristen. Dabei muss klar sein, wie der Zugang erfolgt (Internet-Adresse) und es müssen die erforderlichen Login-Daten zur Verfügung gestellt werden.

 

Der Ablauf der Versammlung kann grundsätzlich wie bei einer Präsenzversammlung organisiert werden. Auch eine Online-Versammlung braucht einen Versammlungsleiter. Redebeiträge sind dabei mündlich und in Textform denkbar. Sichergestellt werden muss, dass sich alle Mitglieder gleichermaßen beteiligen können. Das Verfahren sollte in Grundzügen per Satzung geklärt werden oder besser in einer Versammlungsordnung auf Satzungsgrundlage geregelt sein.

 

Abstimmungen sind per Computer eher einfacher zu gestalten als in einer Präsenzversammlung. Das gewählte technische Verfahren muss aber Nachvollziehbarkeit und Unverfälschbarkeit sicherstellen.

 

Wie die Zugangskontrolle und die Teilnehmeridentifizierung beschaffen ist, kann der Verein grundsätzlich selbst bestimmen. Es müssen keineswegs alle denkbaren Manipulationsmöglichkeiten ausgeschlossen sein. Eine Beteiligung von Nichtberechtigten (Nichtmitgliedern) an Abstimmungen kann aber zu einer Anfechtbarkeit von Beschlüssen führen. Schon deswegen muss der Verein ein entsprechendes Authentifizierungsverfahren einsetzen.

 

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