Wenn ein gemeinnütziger Verein gemeinsam mit einem gewerblichen Unternehmen ein gemeinsames Projekt verwirklichen oder eine gemeinsame Veranstaltung durchführen möchte, sind verschiedene zivil- und steuerrechtliche Aspekte zu beachten.
Die Zusammenarbeit des Vereins XY auf Augenhöhe mit den gewerblichen Unternehmen (im Folgenden kurz: Unternehmen oder Partner genannt) kann eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) begründen. Eine solche kann entstehen, wenn die Beteiligung einzelner Partner über die reine Zuarbeit hinausgeht und gemeinsam an der Realisierung eines Projekts gearbeitet wird. D.h. eine GbR wird in der Regel entstehen, wenn sich der Verein XY und die Unternehmen zum Zwecke der Durchführung eines gemeinsamen Projektes zusammenschließen und diesen Zweck gemeinsam fördern sowie gemeinsam am Rechtsverkehr teilnehmen und Rechtsverhältnisse begründen werden (bspw. Abschluss von Verträgen, die die Durchführung des Projektes betreffen, gemeinsames Projekt-Konto, gemeinsamer Einladungsflyer, gemeinsame Einladung der Teilnehmer usw.).
In diesem Fall wäre auf der Ebene des Vereins XY eine Beteiligung an einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zu erkennen. Sollte dieser Geschäftsbetrieb Verluste erzielen (z.B. Teilnehmergebühren nicht kostendeckend) und könnten diese Verluste nicht mit positiven Einkünften aus anderen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben verrechnet werden, könnte eine Gefährdung der Gemeinnützigkeit wegen Mittelfehlverwendungen die Folge sein, da keine gemeinnützig gebundenen Mittel Verluste in einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb dauerhaft ausgleichen dürfen.
Ferner hat die GbR steuerliche Konsequenzen auf zwei Ebenen. Die erste Ebene ist die GbR als solche, die zweite Ebene sind die dahinter stehenden Gesellschafter. Die Gesellschafter sind für die Einkommen- bzw. Körperschaftssteuer erklärungspflichtig. Der entsprechende Verlust oder Gewinn (z.B. aufgrund der eingenommenen Teilnehmergebühren) wird zunächst auf der Ebene der GbR festgestellt und dann entsprechend den Kooperationspartnern zugerechnet. Diese müssen dann eigenständig Einkommenssteuer auf ihre Anteile leisten. Handelt es sich bei GbR um einen Gewerbebetrieb, muss die GbR auch Gewerbesteuer leisten (Ebene der Gesellschaft). Auch in Hinblick auf die Umsatzsteuer ist die GbR eigenes Steuersubjekt. Für Lieferungen und Leistungen muss die GbR Umsatzsteuer in Höhe von 19 oder 7 Prozent abführen.
D.h. Tätigkeiten und Vermögen der GbR werden den Gesellschaftern unmittelbar zugerechnet (Ertragssteuerpflicht). Verfahrenstechnisch erfolgt dies in der Weise, dass die genannten Besteuerungsgrundlagen im Rahmen einer sog. einheitlichen und gesonderten Feststellung von Besteuerungsgrundlagen für die Gesellschaft festgestellt und dann im Rahmen des Veranlagungs- bzw. Freistellungsverfahrens den Gesellschaftern zugerechnet werden. Auf der Ebene der Gesellschafter wird dann entschieden, ob die Beteiligung dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder unter den Voraussetzungen des § 65 AO dem Zweckbetrieb zuzurechnen ist (letzteres im Einzelfall).
Rechtsfolgen:
Die Folge ist, dass die Verwaltung der GbR eine eigene Buchhaltung erfordert und für die GbR Steuererklärungen (Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung) zu erstellen sind.
Da die GbR nicht gemeinnützig sein kann (genauer: wegen Verfolgung gemeinnütziger Zwecke steuerbegünstigt sein kann), können ihr weder Räume noch Personal vom Verein XY gemeinnützigkeitsunschädlich unentgeltlich überlassen werden (vgl. § 58 Nr. 4 und 5 AO).
Sollte der Verein XY die Veranstaltung der GbR mit eigenen Mitteln finanziell unterstützen, führt dies zur Mittelweitergabe an eine nicht gemeinnützige Gesellschaft, was die Gefahr der Mittelfehlverwendung begründet.
Umsatzsteuerlich gilt die GbR im Sinne des UStG als eigenständiger Unternehmer. Insofern kann beim Leistungsaustausch oder Aufwendungsersatz für z.B. Personal oder Raummiete zwischen der GbR und den Partnern bzw. Gesellschaftern Umsatzsteuer anfallen. Da die GbR als Personengesellschaft keine Körperschaft ist, kann sie nicht gemeinnützig sein.
In haftungsrechtlicher Hinsicht ist zu beachten, dass die GbR gesamtschuldnerisch mit den Gesellschaftern haftet. Das bedeutet, dass jeder Kooperationspartner ebenfalls für die Verbindlichkeiten der GbR voll einstehen muss. Etwaige Ausgleichansprüche bestehen im Innenverhältnis.
Lösungsmöglichkeit:
Vermeidung der Außen-GbR durch Ausgestaltung der Kooperation mit den Unternehmen als „Interne Kooperationsvereinbarung“ unter Beteiligung der Unternehmen als steuerliche Hilfsperson gemäß § 57 Abs. 1 Satz 2 AO.
Wesentlich ist zunächst, dass der Verein XY sich nur an Kooperationen beteiligen darf, mit denen er seine gemeinnützigen Satzungszwecke verwirklichen kann. Würde er andere Zwecke verfolgen, läge ein Satzungsverstoß vor.
Der Verein XY kann seine gemeinnützigen Zwecke nicht zusammen mit den gewerblichen Unternehmen auf Augenhöhe verwirklichen, da diese bereits der Natur der Sache nach keine gemeinnützigen, sondern nur eigenwirtschaftliche Zwecksetzung verfolgen können.
Es muss daher in der „Internen Kooperationsvereinbarung“ klargestellt werden, dass die gewerblichen Partner als steuerliche Hilfspersonen gemäß § 57 Abs.1 Satz 2 AO tätig werden, mithin den Verein XY bei der unmittelbaren Verwirklichung seiner gemeinnützigen Zwecke als Hilfspersonen unterstützen. Bei dem Einschalten der Hilfsperson ist erforderlich, dass das Wirken der Hilfsperson wie eigenes Wirken des Vereins angesehen werden kann. D.h. in der Internen Kooperationsvereinbarungen muss klar geregelt sein, dass Inhalt und Umfang des Tuns der Hilfsperson der Verein XY bestimmt. Der Verein XY muss im Zweifel nachweisen können, dass er die Tätigkeit der Hilfsperson hinsichtlich der gemeinnützigen Zweckverwirklichung bestimmt. In Nummer 2 des AEAO zu § 57 heißt es: „2.
Das Gebot der Unmittelbarkeit ist gem. § 57 Abs. 1 Satz 2 AO auch dann erfüllt, wenn sich die steuerbegünstigte Körperschaft einer Hilfsperson bedient. Hierfür ist es erforderlich, dass nach den Umständen des Falles, insbesondere nach den rechtlichen und tatsächlichen Beziehungen, die zwischen der Körperschaft und der Hilfsperson bestehen, das Wirken der Hilfsperson wie eigenes Wirken der Körperschaft anzusehen ist, d.h. die Hilfsperson nach den Weisungen der Körperschaft einen konkreten Auftrag ausführt. Hilfsperson kann eine natürliche Person, Personenvereinigung oder juristische Person sein. Die Körperschaft hat durch Vorlage entsprechender Vereinbarungen nachzuweisen, dass sie den Inhalt und den Umfang der Tätigkeit der Hilfsperson im Innenverhältnis bestimmen kann. Die Tätigkeit der Hilfsperson muss den Satzungsbestimmungen der Körperschaft entsprechen. Diese hat nachzuweisen, dass sie die Hilfsperson überwacht. Die weisungsgemäße Verwendung der Mittel ist von ihr sicherzustellen…“
Wichtig: Die tatsächliche Durchführung des Projektes muss so ausgestaltet werden, dass der Rechtsschein der Außengesellschaft gar nicht erst begründet wird. Ein „objektiver Dritter“ muss erkennen können, dass gerade kein gemeinsamer Außenauftritt der Kooperationsgemeinschaft gegeben ist- weder formell noch tatsächlich.
Denn würde durch die tatsächliche Geschäftsführung auf eine Außengesellschaft geschlossen werden können, dürfte dieser Umstand gewichtiger zu werten sein, als eine gegenteilige Formulierung im Kooperationsvertrag.
Anmerkung: Steuerlich unproblematisch sind reine Koordinationsprozesse ohne relevanten Leistungsaustausch zwischen den Partnern. D.h. Teilleistungen können intern koordiniert werden, entsprechend der jeweiligen Kapazitäten und Absprachen.
Im Einzelnen sollte folgende Punkte in der Kooperationsvereinbarung beachtet werden:
Regelung, dass der Verein XY nach außen als zentraler Ansprechpartner auftreten und gegenüber Außenstehenden im eigenen Namen und auf eigene Rechnung handeln wird. Er handelt nicht als Vertreter oder Bevollmächtigter der Partner. Der Verein XY ist quasi der Alleinveranstalter.
Die Partner (Unternehmen) müssen vertraglich garantieren dass sie die gesetzlichen Regelungen, insbesondere die der Abgabenordung bezüglich der Gemeinnützigkeit einhalten. Die vom Verein XY eingebrachten Mittel, dürfen nur für steuerbegünstigte Zwecke eingesetzt werden. Bei Verletzung der gemeinnützigkeitsrechtlichen Mittelbindungen muss der Verein berechtigt sein, die entsprechenden Mittel zurückzufordern und/oder Schadensersatz zu verlangen.
Dem Verein XY wird im Innenverhältnis ein Vetorecht eingeräumt, für den Fall, dass gemeinnützigkeitsrechtliche Rahmenbedingungen durch die Unternehmen verletzt werden.
Die Finanzierung des Projektes durch die Partner muss verbindlich geregelt werden. Sofern die Unternehmen Teilleistungen im Rahmen der Durchführung erbringen, dürfen sie über die eingebrachten Projektmittel des Vereins XY nur treuhänderisch verfügen. Etwaige Restbeträge müssen umgehend zurückgezahlt werden. Mögliche Erträge aus dem Projekt dürfen nicht an die Unternehmen fließen.
Eine interne Weiterbelastung kann aber erfolgen, d.h. die Kosten für die Durchführung des Projektes können im Innenverhältnis entsprechend an die Partner weiterbelastet werden (ggf. mit Ausweis von Umsatzsteuer).
Nicht möglich ist ein gemeinsamer Außenauftritt, d.h. es darf kein gemeinsames Briefpapier oder Flyer geben, wo die Beteiligten als gemeinsame Veranstalter auftreten. Nach außen ist es ein Projekt des Vereins XY.
Möglich ist die Erwähnung der Unternehmen als „Freundliche Unterstützer des Projektes“. Möglich ist auch unter Beachtung der steuerlichen Implikationen, die Nennung der Unternehmen als Sponsoren.
Ferner lässt sich der Verein in der Kooperationsvereinbarung die ausschließlichen, übertragbaren, räumlich, inhaltlich und zeitlich unbeschränkten Nutzungs- und Verwertungsrechte an den Projektergebnissen, sowie das Recht zur Veröffentlichung und Verbreitung der Projektergebnisse einräumen.