Wie kann der ehrenamtliche Vorstand entlohnt werden?

Unter dem Stichwort "Monetarisierung" wird eine Entwicklung gefasst, nach der finanzielle Anreize eine zunehmende Bedeutung gewinnen, um bürgerschaftliches Engagement zu fördern und anzuerkennen. Dabei wird einerseits die Ansicht vertreten, dass das Ehrenamt frei von jeglicher Vergütung sein muss, andererseits wird die Notwendigkeit gesehen, Anreize zu schaffen, um ehrenamtliche Ämter zu besetzen. In vielen Mitgliedsorganisationen sind ehrenamtliche Vorstände tätig, die nicht nur viel Engagement und Herzblut investieren, sondern zugleich die Verantwortung für die Geschäftsführung und Vertretung sowie persönliche Haftungsrisiken übernehmen. Im Folgenden werden die rechtlichen Parameter für eine Vergütung ehrenamtlicher Vorstände aufgezeigt.

Nach dem gesetzlichen Regelstatut des BGB hat ein Vorstandsmitglied eines Vereins nur Anspruch auf konkreten Auslagenersatz (§§ 27, 670 BGB), bspw. auf Fahrt- und Reisekosten, Schreib- und Portoauslagen. Durch das Ehrenamtsstärkungsgesetz vom 21.03.2013 wurde gesetzlich geregelt, dass die Mitglieder des Vorstands grundsätzlich unentgeltlich tätig sind (vgl. § 27 Abs. 3 BGB; gilt auch für den Vorstand einer Stiftung). Von der gesetzlichen Regelung kann durch eine entsprechende Regelung in der Vereins- oder Stiftungssatzung abgewichen werden (§ 40 BGB). Fehlt eine entsprechende satzungsmäßige Regelung und wird dennoch eine Tätigkeitsvergütung an den Vorstand gezahlt, haftet der Vorstand für die rechtswidrigen Zahlungen. Zudem liegt ein Verstoß gegen das Gebot der Selbstlosigkeit vor, der die Gemeinnützigkeit gefährdet.

Zu den Amtspflichten des Vorstands gehören neben den allgemeinen Geschäftsführungstätigkeiten die Finanzverwaltung (Begleichung von Verbindlichkeiten, Einziehung der Mitgliedsbeiträge), die Buch- und Kassenführung, die Mitgliederverwaltung, die Vorbereitung und Durchführung der Mitgliederversammlung sowie allgemeine Kontrollmaßnahmen (zum Beispiel Verkehrssicherung bei Veranstaltungen des Vereins). Vergütungen, die dafür gewährt werden, bedürften einer Erlaubnis durch die Satzung.  

Bei der Festsetzung der Vorstandsvergütung sind gemeinnützigkeitsrechtliche Aspekte und zusätzlich bei einer Stiftung stiftungsrechtliche Aspekte zu beachten. Das sog. Begünstigungsgebot (§ 55 Abs. 1 Nr. 3 AO) stellt eine Obergrenze für die Vergütung dar und gilt uneingeschränkt für alle steuerbegünstigten Körperschaften. Danach darf keine Person „durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen“ begünstigt werden. Was „verhältnismäßig“ also „angemessen“ ist, bestimmt sich vor allem nach der Gesamtgröße der zu leitenden Einrichtung einschließlich aller dazugehörigen Einrichtungen, also insbesondere nach dem Jahresumsatz, der Bilanzsumme, der Anzahl der vom Vorstand zu führenden Mitarbeiter sowie Schwierigkeit und Vielschichtigkeit der Aufgaben. Eine rechtsfähige Stiftung des BGB unterliegt zudem der Aufsicht der Stiftungsbehörde und ist sparsam und wirtschaftlich zu verwalten (§ 7 Abs. 1 Stiftungsgesetz Baden-Württemberg). Hat der Vorstand einer Stiftung also Anspruch auf eine „angemessene Vergütung“ für seine Tätigkeit, ist auch das stiftungsrechtliche Gebot der Sparsamkeit zu beachten.

Für die Festsetzung der Vergütungshöhe sollte der regelmäßige individuelle durchschnittliche Zeitaufwand zugrunde gelegt und auch dokumentiert werden, um ggf. dem Finanzamt oder der Stiftungsaufsicht die Angemessenheit der Vergütung bzw. den sparsamen Umgang mit dem Stiftungsvermögen nachweisen zu können. Unangemessene hohe Vergütungen stellen eine gemeinnützigkeitsschädliche Mittelfehlverwendung sowie einen Satzungsverstoß dar. Darüber hinaus stellt die Annahme einer überhöhten Vorstandsvergütung auch eine Verletzung der Vorstandspflichten dar, die zu Schadensersatzforderungen gegen den Vorstand führen kann.

Der Begriff Ehrenamt ist weder im BGB noch in einem anderen Zusammenhang gesetzlich definiert. So heißt es in der Literatur: Die nebenamtliche Vorstandstätigkeit ist auch nicht mehr ehrenamtlich, wenn Vergütungen als Ersatz für entgangene Verdienste bzw. Pauschalleistungen für Zeitaufwand gezahlt werden (Buchna, Leichinger, Seeger, Brox, Gemeinnützigkeit im Steuerrecht, 12. Auflage 2023, S. 184 Rz. 52; Schauhoff, Handbuch der Gemeinnützigkeit, 3. Auflage 2010, § 17 Rz. 3, S. 1018). Die Finanzverwaltung orientiert sich dagegen - in Anlehnung an die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes - an dem Fehlen eines eigennützigen Erwerbsstrebens, der fehlenden Hauptberuflichkeit und den Einsatz für eine fremdnützig bestimmte Einrichtung (BFH 20.08.09, VR 32/08, Abruf-Nr. 093294, BStBl. I 10, 88). So liegt eine ehrenamtliche Tätigkeit auch dann noch vor, wenn einem Organ auf satzungsmäßiger Grundlage - abweichend vom Auftragsrecht - eine Entschädigung für Zeitversäumnis gezahlt wird. Angemessen ist demnach eine Entschädigung bis zu 50 EUR je Tätigkeitsstunde, sofern die Vergütung den Betrag von 17.500 EUR im Jahr nicht übersteigt (vgl. BMF-Schreiben zur Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 26 Buchst. b UStG vom 02.12.2012 - IV D 3 - S 7185/09/10001 und vom 27.03.2013 – IV D 3 - S 7185/09/10001-04).

Wichtig: Unabhängig von der Höhe der Entschädigung kann jedoch dann nicht mehr von einer ehrenamtlichen Tätigkeit ausgegangen werden, wenn der Zeitaufwand für die Tätigkeit auf eine hauptberufliche Teilzeit- oder sogar Vollzeitbeschäftigung hindeutet. Gleiches gilt, wenn das gezahlte Entgelt nicht lediglich eine Entschädigung für Zeitversäumnis darstellt, sondern sich an der Qualifikation oder der Leistung des Tätigen orientiert.

Eine Teilung des Vorstandsamtes in einen ehrenamtlichen und einen entgeltlichen Teil bzw. in ein vergütungsfreies „normales Ehrenamt“ und eine hauptamtliche Tätigkeit ist nicht möglich. Denkbar ist eine solche Aufteilung nur, wenn die Vorstandsmitglieder noch eine ganz andere artfremde Tätigkeit neben der Tätigkeit als Vorstand (Organ) für die Organisation ausüben würden, die klar abgrenzbar von der Vorstandstätigkeit wie z. B. Hausmeister oder Betreuer ist und auf einer anderen Vereinbarung beruht (Buchna, Leichinger, Seeger, Brox, Gemeinnützigkeit im Steuerrecht, 12. Auflage 2023, S. 186, Rz 54).

Beispiel:

Der Vorstandsvorsitzende eines Fußballvereins ist als Jugendtrainer tätig und erhält dafür eine Vergütung im Rahmen des Übungsleiterfreibetrags.  

Diese artfremde Tätigkeit ist in einer eigenständigen Vereinbarung zur regeln und zu dokumentieren.

Eine solche artfremde Tätigkeit wird in der Regel nicht bei leitenden Mitarbeitenden, Geschäftsführern oder Personen mit sonstigen Leitungsaufgaben gegeben sein.

Beispiel:

Das Vorstandsmitglied erhält für die Buchführung des Vereins eine Vergütung in Höhe von 500 Euro jährlich. Weil die Buchführung zu den Amtspflichten gehört, muss die Satzung diese Vergütung erlauben.  

Ergänzende Hinweise zu Vergütungen für Geschäftsführer:

Ein Sonderfall sind in diesem Zusammenhang Vergütungen für festangestellte „Geschäftsführer“. Da das Vereinsrecht den Begriff des Geschäftsführers nicht kennt, müssen hier je nach satzungsmäßiger Stellung drei Fälle unterschieden werden:  

Pauschale Einnahmen aus nebenamtlicher ehrenamtlicher Tätigkeit für eine gemeinnützige Einrichtung werden steuerlich als nebenberufliche Tätigkeit behandelt. D.h. die pauschale Einnahme muss der Vorstand in der eigenen Steuererklärung als Einkünfte aus selbständiger Arbeit erklären. Dabei kann aber die Ehrenamtspauschale gemäß § 3 Nr. 26a EStG in Höhe von derzeit EUR 840,00 (Steuerfreibetrag) pro Jahr geltend gemacht werden.

Eine Vergütung im Rahmen der vorstehenden Parameter stellt nicht das „Ehrenamt“ in Frage, sondern soll eine angemessene Entschädigung für den hohen damit verbundenen Zeitaufwand, die Verantwortung und Aufgabenvielfalt darstellen. Eine Vergütung entsprechend der eingebrachten Qualifikation und Leistung im Sinne einer Hauptamtlichkeit ist damit aber nicht gemeint und auch nicht erreichbar.

Weitere Informationen zur Vergütung des Vorstands finden Sie unter https://paritaet-bw.de/leistungen-services/fachinformationen/verguetung…