Gesetzliche Erleichterungen für die Durchführung von Mitgliederversammlungen in Zeiten von Corona

Fachinformation - geschrieben am Donnerstag, 26. März 2020 - 21:13

Update vom 14.09.2021

Verlängerung der Corona Sonderregelungen für Vereine und Stiftungen bis Ende August 2022

Der Bundestag hat am 7.9.2021 das Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie bis Ende August 2022 verlängert.

Diese Verlängerung findet sich etwas versteckt im Aufbauhilfegesetz 2021 in Artikel 15.

§ 7 des GesRuaCOVBekG wird in den Absätzen 1 bis 3 ersetzt durch die Verlängerung "bis einschließlich 31. August 2022".

§ 7 Abs. 5 heißt künftig: "§ 5 ist nur anzuwenden auf

1. bis zum Ablauf des 31.8.2022 ablaufende Bestellungen von Vorständen von Vereinen, Parteien und Stiftungen und von sonstigen Vertretern in Organen und Gliederungen von Parteien sowie

2. Versammlungen und Beschlussfassungen, die bis zum Ablauf des 31.8.2022 stattfinden".

Mitgliederversammlungen können damit bis Ende August 2022 digital oder hybrid stattfinden, auch wenn die Satzung keine entsprechende Regelung enthält.

Quelle: Fachinformation des Gesamtverbandes vom 09.09.2021, Verfasserin Erika Koglin:

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Update vom 5. Januar 2021

Aktuelle Änderung des Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht (GesRuaCOVBekG) zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie: hier Artikel 11

Die Handreichung des Gesamtverbandes zur virtuellen Mitgliederversammlung in Zeiten von Corona wurdel aktualisiert, nachdem der Bundestag am 17.12.2020 einige Klarstellungen beschlossen hatte.

Virtuelle Mitgliederversammlungen werden rechtlich abgesichert.
Die Möglichkeit zur Verschiebung der MV wird gesetzlich klargestellt.
Klarstellung, dass die Regelungen der MV auch für andere Vereinsorgane gilt

Neuregelung des § 5 Abs. 2 Nr. 1 GesRuaCOVBekG.
 

Künftig gilt: Der Vorstand kann anordnen, dass die Mitglieder

 „an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können oder müssen“.

Bisher: „…kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen…

Neuregelung kommt einer verbindlichen Regelung der virtuellen MV in der Satzung gleich.

Weiterhin wurde die Verschiebung der Mitgliederversammlung gesetzlich legitimiert ( § 5 Abs. 2a GesRuaCOVBekG), sofern die Durchführung unzumutbar ist. Zudem wurde § 5 Abs. 3a GesRuaCOVBekG klarstellend eingefügt, wonach die Erleichterungen nicht nur für die Mitgliederversammlung sondern auch für Vereins- und Stiftungsvorstände sowie andere Vereins- und Stiftungsorgane gelten.

Gemäß Artikel 14 Abs. 3 tritt das Gesetz zwei Monate nach Verkündung in Kraft. Das Gesetz wurde am 30.12.2020 im Bundesgesetzblatt verkündet und tritt daher am 28.2.2021 in Kraft. Die Geltungsdauer ist auf 2021 beschränkt.

Weitere Informationen und die aktualisierte Handreichung zur virtuellen MV sowie das Gesetzblatt finden Sie im Mitgliederbereich unter https://www.paritaet-bw.de/leistungen-services/fachinformationen/handreichung-des-paritaetischen-gesamtverbandes-zur-virtuellen-mitgliederversammlung-aufgrund-covid-19-g

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Update vom 04.11.2020

Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (GesRGenRCOVMVV) – BMJV

Bundesregierung hat mit Beschluss vom 14.10.2020 per Rechtsverordnung die Regelungen bis zum 31.12.2021 verlängert. (Vgl. unter https://paritaet-bw.de/leistungen-services/fachinformationen/verlaengerung-der-corona-regelungen-im-vereinsrecht.)

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Update vom 22.07.2020

Häufige Fragen zur Durchführung der Mitgliederversammlung in Zeiten von CORONA:

Aussetzung der Pflicht zur Einberufung einer Mitgliederversammlung während der COVID-19-Pandemie?

Die erschwerte Abhaltung oder Unmöglichkeit von Präsenzversammlungen während der COVID-19-Pandemie stellt keine Rechtfertigung für einen Komplettausfall dar. Insbesondere da der Gesetzgeber in § 5 Abs. 2 Covid19-G die Möglichkeit geschaffen hat, virtuelle Mitgliederversammlungen durchzuführen. Auch wurden Erleichterungen durch die Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren vorgesehen (§ 5 Abs. 3 Covid19-G).

Sieht die Satzung also die jährliche Abhaltung einer Mitgliederversammlung vor, begründet dies gemäß § 36, 1. Alt. BGB eine Einberufungspflicht des Vorstandes.Die meisten Satzungen sehen vor, dass die MV mindestens einmal im Jahr stattfinden soll.

Ausnahmsweise ist eine Aussetzung der Einberufungspflicht nach den Grundsätzen über die Störung der Geschäftsgrundlage (§ 313 BGB) denkbar (vgl. unter https://www.vereinsrechtstag.de/aktuelles/).

Voraussetzungen für die Durchführung einer digitalen virtuellen Mitgliederversammlung?

Zum Abhalten einer virtuellen Versammlung kommen moderne Kommunikationsmittel wie Chat-Rooms in Betracht. In Chat-Rooms können digitale Diskussionen zu den Beschlussgegenständen stattfinden. Zudem können sie der Veranstaltung einen organisatorischen Rahmen geben Für die ordnungsgemäße Einberufung ist erforderlich, dass den Mitgliedern alle erforderlichen Zugangs- oder Einwahldaten samt Passwort rechtzeitig mitgeteilt werden. Ferner ist darauf zu achten, dass der Empfang im Versammlungszeitraum uneingeschränkt und ohne Unterbrechungen in Ton und ggf. auch Bild gegeben ist (Quelle: https://www.vereinsrechtstag.de/aktuelles/).

Rechtsgrundlage für virtuelle Versammlung

Rechtsgrundlage ist Art. 2 § 5 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (Covid19-G). Gemäß § 5 Abs. 2 Nr. 1 wird eine virtuelle Versammlung der Präsenzversammlung gleichgestellt. Die virtuelle Versammlung bedarf hiernach weder einer Satzungsgrundlage noch der Zustimmung sämtlicher Mitglieder. Zusätzlich wird durch § 5 Abs. 2 Nr. 2 möglich, dass einzelne Mitglieder ihre Stimmen im Vorfeld einer (virtuellen oder physischen) Versammlung schriftlich (z.B. per Fax) abgeben.

Mit der Regelung von Art. 2 § 5 Abs. 2 Nr. 2 wird die vorherige Stimmabgabe in Abwesenheit gestattet, um Mitgliedern die Teilnahme an der Mitgliederversammlung zu ersparen. Mit „schriftlich“ ist die strenge Schriftform gemeint, d.h. Brief oder Fax. E-Mails (Textform) sind nicht zulässig. Warum der Gesetzgeber das so vorgesehen hat, ist nicht bekannt (vgl. Segna, Neuerungen für Vereine und Stiftungen durch das COVID 19 Pandemie Gesetz 2020) Beilage zu npoR 3/2020, Seite 151).

Covid 19-Gesetz gilt nur vorübergehend bis zum 31.12.2020 und kann ggf. vom Gesetzgeber noch bis Ende 2021 verlängert werden.

Vertretungsnachweise vor der MV :

Vor der Versammlung sollte in Übereinstimmung mit Satzung festgelegt werden, wie Vertretungsnachweise erbracht werden. Empfehlenswert: Vertretungsnachweis vor der MV per E-Mail einreichen zu lassen.

Durchführung der Mitgliederversammlung:

Es ist entsprechend der Satzung einzuladen.

In der Einladung sollte der Ablauf und das Verfahren der Online-Versammlung in Grundzügen erläutert werden.

Der Ablauf der Versammlung kann grundsätzlich wie bei einer Präsenzversammlung organisiert werden.

Mitgliedschaftsrechte:

Eine effektive Verwirklichung der Mitgliedschaftsrechte setzt voraus, dass die Mitglieder auf der Versammlung miteinander und mit dem Versammlungsleiter in Echtzeit kommunizieren können. Es kommen mithin Video- oder Telefonkonferenz in Betracht.

Rede und Informationsrecht:

Vorstand kann einen für die Ausübung des Rede, Frage und Auskunftsrechts geeigneten Kommunikationsweg festlegen, solange dieser die effektive Rechtsausübung ermöglicht. Rederecht kann auch als „Schreibrecht“ im Chat verwirklicht werden. Vorstand kann auch bestimmen, dass Fragen per Email gestellt werden müssen. Emails müssen den anderen Mitgliedern zugänglich gemacht werden, bspw. auf Internetseite. Sichergestellt werden muss, dass sich alle Mitglieder gleichermaßen beteiligen können.

Stimmrecht:

Es gelten die Satzungsregeln zur Abstimmung.

In Betracht kommt neben der Abstimmung per E-Mail eine Stimmabgabe durch ein eigens erstelltes Internetformular, dass online ausgefüllt und abgeschickt werden kann. Abstimmende können so leicht identifiziert werden. Auch die Abstimmung im Chatroom, in welchen ein Internetformular zur Verfügung steht, ist möglich. Durch Authentifizierung muss sichergestellt werden, dass nur stimmberechtigte Personen abstimmen. In Betracht kommt ein Passwortschutz (etwa des erwähnten Internetformulars), der kurzfristige Versand des Links zur Abstimmung an die Mitglieder, eine Kombination daraus...

Protokoll

Über die virtuelle Mitgliederversammlung ist weiterhin nach den Regelungen der Satzung ein Protokoll zu fertigen. Es kann durch Abstimmungs-E-Mails und Chatprotokolle ergänzt werden.

Teilnehmerliste

Auch virtuelle Versammlungen erfordern eine Teilnehmerliste. Konferenzsoftware kann umfassende Anwesenheitsliste herunterladen. Teilnehmerliste muss enthalten, wer tatsächlich teilgenommen hat und nicht nur sich angemeldet hat. Ansonsten muss die Liste manuell erstellt werden.

Wie die Zugangskontrolle und die Teilnehmeridentifizierung erfolgt, bestimmt der Verein.

Für die virtuelle Mitgliederversammlung muss sichergestellt sein, dass nur Mitglieder mit Stimmrechten teilnehmen und nur solche ihr Rede- und Stimmrecht ausüben können. Die Zugangsdaten zu dem Chatroom müssen so zugestellt werden, dass ein Missbrauch ausgeschlossen werden kann, etwa durch ein spezielles PIN/TAN-Authentifizierungsverfahren. Es muss weiterhin sichergestellt sein, dass die Stimmabgabe nur einmal möglich ist. Denkbar wäre zum Beispiel, dass für die Stimmabgabe eine zusätzliche Authentifizierung erfolgt, etwa in Form eines Codes, der nur einmal benutzt werden kann - analog den Transaktionsnummern beim Online-Banking

Der Verein hat weiterhin sicherzustellen, dass bei der elektronischen Stimmabgabe keine technischen Probleme auftreten, die Mitglieder von der Teilnahme und Abstimmung ausschließen. Klarstellend ist zwar darauf hinzuweisen, dass jedes Mitglied  für die Funktionsfähigkeit der Technik in seiner Sphäre selbst einzustehen hat, dies schließt aber spätere Probleme mit Mitgliedern nicht aus.

Fazit:

Virtuelle Mitgliederversammlungen können auch ohne Satzungsgrundlage durchgeführt werden. Die Problematik der virtuellen Mitgliederversammlung liegt in der technischen Durchführung und im Authentifizierungsverfahren. Es müssen aber keineswegs alle denkbaren Manipulationsmöglichkeiten ausgeschlossen sein. Eine Beteiligung von Nichtberechtigten (Nichtmitgliedern) an Abstimmungen kann aber zu einer Anfechtbarkeit von Beschlüssen führen. Deswegen muss ein Authentifizierungsverfahren eingesetzt werden.

Hinweis:

Erleichterungen in der Umsetzung könnte die Kombination mit der schriftlichen Stimmabgabe oder der schriftlichen Beschlussfassung nach dem Covid-19-Gesetz bringen:

  • Zusätzlich wird durch § 5 Abs. 2 Nr. 2 möglich, dass einzelne Mitglieder ihre Stimmen im Vorfeld einer (virtuellen oder physischen) Versammlung schriftlich (z.B. per Fax) abgeben. Mit der Regelung von Art. 2 § 5 Abs. 2 Nr. 2 wird die vorherige Stimmabgabe in Abwesenheit gestattet, um Mitgliedern die Teilnahme an der Mitgliederversammlung zu ersparen. Mit „schriftlich“ ist die strenge Schriftform gemeint, d.h. Brief oder Fax. E-Mails (Textform) sind nicht zulässig.
  • Außerdem besteht die Möglichkeit des schriftlichen Umlaufverfahrens (§ 5 Abs. 3 Covid19-G): Auch außerhalb der Mitgliederversammlung können Beschlüsse gefasst werden. Dafür ist die Textform ausreichend, also auch Fax oder Email. Zum Schutz der Mitglieder gilt aber, dass alle Mitglieder beteiligt werden müssen und mindestens die Hälfte der Mitglieder bis zu einem festzusetzenden Zeitpunkt abgestimmt haben müssen und der Beschluss mit der in der Satzung bestimmten Mehrheit gefasst wurde.

Stimmabgabe vor der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit (§ 5 Abs. 2 Nr. 2 Covid-19 G)

Durch die Sonderregelung des § 5 Abs. 2 Nr. 2 wird es auch Mitgliedern, die nicht an der Mitgliederversammlung teilnehmen, ermöglicht, ihre Stimmrechte auszuüben. Jedes Mitglied kann somit nach Erhalt der Einladung und Tagesordnung zu der nächsten Mitgliederversammlung seine Stimme zu jedem Tagesordnungspunkt durch eigenhändig unterzeichnetes Schreiben vor der Versammlung im Vorhinein abgeben. Die Stimmabgabe wird sodann während der nächsten Mitgliederversammlung, für die die Stimmabgabe bestimmt ist, verwendet.

Hierdurch soll zum einen die Stimmabgabe auch für Personen ermöglicht werden, die nicht die technischen Fertigkeiten haben, um an einer virtuellen Mitgliederversammlung sinnvoll teilnehmen zu können. Zum anderen werden so Risikopatienten geschützt und können trotzdem ihre Stimmrechte wahrnehmen.

Der Vorstand sollte bei der Übersendung von Einladung und Tagesordnung klar auf der Tagesordnung kenntlich machen, zu welchem der Punkte auf der Mitgliederversammlung eine Abstimmung vor genommen wird, um dem Mitglied die vorherige, schriftliche Stimmgabe zu erleichtern.

Soll die vorherige, schriftliche Stimmabgabe für eine Vorstandswahl erfolgen, so sollte der die Einladung übermittelnde Vorstand den/die Wahlzettel zur Vorstandswahl sogleich mit der Einladung an die Mitglieder versenden. Sodann kann quasi eine Briefwahl für jedes Mitglied ermöglicht werden, welches nicht an der Versammlung teilnehmen kann.

Für die Erfüllung des Schriftformerfordernisses der Sonderregelung des § 5 Absatz 2 Nummer 1 ist eine eigenhändige Unterzeichnung der Stimmabgabe zu den Tagesordnungspunkten notwendig. Das eigentliche Schreiben zur Stimmabgabe muss nicht handschriftlich verfasst werden.

Bei einer Briefwahl wird – vergleichbar zu den Wahlen in Deutschland – der Stimmzettel in einen neutralen Umschlag gesteckt. Dieser wiederum wird zusammen mit einer eigenhändigen Erklärung und der eigenhändigen Erklärung in einen weiteren Briefumschlag gesteckt und an den Verein geschickt.

Empfehlung zur Durchführung des schriftlichen Umlaufverfahrens (§ 5 Abs. 3 Covid 19-G):

Jedes Mitglied erhält die Beschlussvorlagen (z.B. Umlaufbeschlussvorlage Nr. xx/ 2020) per E-Mail oder Brief. Zur Abstimmung muss das Mitglied fristgemäß antworten, indem es dem jeweiligen Umlaufbeschluss xx/ 2020 zustimmt, ablehnt oder sich enthält. Dies kann ebenfalls per E-Mail, Fax oder Brief erfolgen.

Wichtig ist, dass die Mitglieder umfassende Informationen für eine Meinungsbildung mit der Beschlussvorlage erhalten Für eine Entlastung des Vorstandes ist bspw. der Jahresbericht des Vorstandes, der Finanzbericht und ggf. der Bericht des Rechnungsprüfers zuzusenden. Satzungsänderungen setzen voraus, dass Informationen zur alten und neuen Satzungsfassung und eine ausführliche Erläuterung zugesandt werden. Zur Beschlussfassung zu größeren finanziellen Verpflichtung benötigen die Mitglieder nähere Informationen zum betreffenden Rechtsgeschäft und ausreichend Zahlenmaterial.

Für die Stimmabgabe ist eine ausreichende Frist zu setzen, in der die Antwort beim Vorstand eingehen muss. Für die Fristwahrung ist der Eingang der Antwort beim Vorstand entscheidend.  Ein Beschluss kommt nur zustande, wenn sich mindestens die Hälfte der Mitglieder an der Abstimmung im Umlaufverfahren beteiligt haben. Für die Abstimmung geltend die satzungsgemäßen Mehrheitserfordernisse.

Verschiebung der Mitgliederversammlung (MV) zulässig?

Es gibt keine explizite gesetzliche Grundlage für eine Verschiebung der MV. Grundsätzlich ist das Einberufungsorgan (Vorstand) befugt, die MV zu verschieben, wenn es dafür wichtige und dringende Gründe gibt. Der dringende Grund ist ein unbestimmter Rechtsbegriff und muss ausgelegt werden. Wichtiger und dringender Grund ist bspw. die  Fürsorge- und Schutzpflichten des Vereins gegenüber seinen Mitgliedern. Der Vorstand hat eine Abwägung zwischen planmäßiger Durchführung der MV und Verschiebung der MV bspw. zum Schutze der Gesundheit der Mitglieder vorzunehmen. Die Abwägungs- und Entscheidungsgründe sind zu dokumentieren.

Für die Verschiebung einer Mitgliederversammlung gelten die gleichen Formvorschriften wie für deren Einberufung. Sie muss der satzungsmäßig bestimmten Form für eine Einladung genügen und von dem Organ ausgesprochen werden, das für die Einladung zuständig ist. Die Mitglieder müssen rechtzeitig vor dem Termin davon Kenntnis nehmen können.

Hinweis: Mittlerweile (Beschluss des Bundestages vom 17.12.2020)  wurde die Verschiebung der Mitgliederversammlung gesetzlich legitimiert (vgl. § 5 Abs. 2a GesRuaCOVBekG), sofern die Durchführung unzumutbar ist (siehe unter https://www.paritaet-bw.de/leistungen-services/fachinformationen/handreichung-des-paritaetischen-gesamtverbandes-zur-virtuellen-mitgliederversammlung-aufgrund-covid-19-g)

Haftet der Vorstand wegen der Verschiebung der MV?

Würde man ein schuldhaftes Verhalten des Vorstandes - rein hypothetisch - wegen der Verschiebung der MV unterstellen, lautet die Faustformel zum Vorliegen eines Schadens: Hat es durch die Nichteinberufung einen Schaden in Geld gegeben, der bei rechtzeitiger Ladung nicht eingetreten wäre, dann liegt im Sinne des § 249 BGB ein „Schaden“ vor.

Grundsätzlich wird dem Verein durch die nicht satzungsgemäße und somit verspätete Einberufung der Mitgliederversammlung kein wirtschaftlicher Schaden entstehen. (Prüfen, ob evtl. Stornokosten Veranstaltungsraum oder sonstige Verträge wegen der verschobenen MV gekündigt werden müssen.)

(Quelle: https://www.vereinsrecht.de/coronavirus-absage-und-verschiebung-von-mitgliederversammlungen-im-verein.html).

Stand: 30.10.2020

 

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Das Bundesministerium für Justiz und Verbraucher hat eine Formulierungshilfe für ein Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht veröffentlicht.

Inhalt:

Diese wurde von dem Bundeskabinett am 23.03.2020 beschlossen. Es soll am 25. bzw. 26. März mit verkürzten Fristen im Bundestag beschlossen werden.

Zur Erläuterung, was eine Formulierungshilfe zu einem Gesetz ist. Dazu heißt es auf der Seite der Bundesregierung zur Erläuterung: "Es ist gängige Praxis, dass die Bundesregierung bei der Gesetzgebungstätigkeit des Bundestages Hilfestellung leistet. Es kann auch vorkommen, dass die Bundesregierung zwar einen Gesetzentwurf ausarbeitet und im Ressortkreis abstimmt, aber nicht selbst in den Bundestag einbringt, sondern dies dem Parlament überlässt. Das regierungsinterne Verfahren entspricht dann im Prinzip dem einer Regierungsinitiative. Gegenstand des Kabinettbeschlusses beziehungsweise der Tagesordnung der Kabinettssitzung ist dann ausdrücklich nicht ein Gesetzentwurf, sondern eine Formulierungshilfe."

Zum Inhalt:

Für die Mitgliederversammlung eines Vereins gilt bislang, dass eine virtuelle Mitgliederversammlung nur dann zulässig ist, wenn dies ausdrücklich in der Satzung vorgesehen ist oder wenn alle Mitglieder diesem Verfahren schriftlich zustimmen. Dies ist schon ab einer bestimmten größeren Mitgliederzahl nicht mehr realistisch.

Um die Handlungsfähigkeit von Vereinen weiterhin zu gewährleisten werden folgende Regelungen befristet bis zum 31.12.2020 (siehe Art. 2 § 7 Abs. 5) geändert:

- Vorstände bleiben so lange im Amt, bis ein Nachfolger gewählt ist..

(Erläuterung: diese Regelung hat der Paritätische bislang als Satzungsregelung empfohlen. Sie wurde aber nicht in alle Satzungen

übernommen.)

- Grundsätzlich sind virtuelle Mitgliederversammlungen möglich. Es ist auch möglich, dass Mitglieder ihre Stimme schon schriftlich vor der Mitgliederversammlung abgeben.

- Auch außerhalb der Mitgliederversammlung können Beschlüsse gefasst werden. Dafür ist die Textform ausreichend, also auch Fax oder email. Zum Schutz der Mitglieder gilt aber, dass alle Mitglieder beteiligt werden müssen und mindestens die Hälfte der Mitglieder bis zu einem festzusetzenden Zeitpunkt abgestimmt haben müssen und der Beschluss mit der in der Satzung bestimmten Mehrheit gefasst wurde.

Vergleichbare Vorschriften sind in Art. 2, §§ 1 bis 3 für die andere Rechtsformen wie AG, SE, GmbH und Genossenschaft vorgesehen.

Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem Gesetzesentwurf bzw. der beigefügten FAQ für Vereine.

Quelle: Fachinformation des Paritätschen Gesamtverbandes vom 26.03.2020 von Erika Koglin

 

Formulierungshilfe
FAQ Vereine
Bundesgesetzblatt GesRuaCOVBekG vom 22.12.2020
Drucksache zum GesRuaCOVBekG
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