Gesetzliche Erleichterungen für die Durchführung von Mitgliederversammlungen in Zeiten von Corona

Fachinformation - geschrieben am Donnerstag, 26. März 2020 - 21:13

Update vom 22.07.2020

Häufige Fragen zur Durchführung der Mitgliederversammlung in Zeiten von CORONA:

Aussetzung der Pflicht zur Einberufung einer Mitgliederversammlung während der COVID-19-Pandemie?

Die erschwerte Abhaltung oder Unmöglichkeit von Präsenzversammlungen während der COVID-19-Pandemie stellt keine Rechtfertigung für einen Komplettausfall dar. Insbesondere da der Gesetzgeber in § 5 Abs. 2 Covid19-G die Möglichkeit geschaffen hat, virtuelle Mitgliederversammlungen durchzuführen. Auch wurden Erleichterungen durch die Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren vorgesehen (§ 5 Abs. 3 Covid19-G).

Sieht die Satzung also die jährliche Abhaltung einer Mitgliederversammlung vor, begründet dies gemäß § 36, 1. Alt. BGB eine Einberufungspflicht des Vorstandes.Die meisten Satzungen sehen vor, dass die MV mindestens einmal im Jahr stattfinden soll.

Ausnahmsweise ist eine Aussetzung der Einberufungspflicht nach den Grundsätzen über die Störung der Geschäftsgrundlage (§ 313 BGB) denkbar (vgl. unter https://www.vereinsrechtstag.de/aktuelles/).

Voraussetzungen für die Durchführung einer digitalen virtuellen Mitgliederversammlung?

Zum Abhalten einer virtuellen Versammlung kommen moderne Kommunikationsmittel wie Chat-Rooms in Betracht. In Chat-Rooms können digitale Diskussionen zu den Beschlussgegenständen stattfinden. Zudem können sie der Veranstaltung einen organisatorischen Rahmen geben Für die ordnungsgemäße Einberufung ist erforderlich, dass den Mitgliedern alle erforderlichen Zugangs- oder Einwahldaten samt Passwort rechtzeitig mitgeteilt werden. Ferner ist darauf zu achten, dass der Empfang im Versammlungszeitraum uneingeschränkt und ohne Unterbrechungen in Ton und ggf. auch Bild gegeben ist (Quelle: https://www.vereinsrechtstag.de/aktuelles/).

Rechtsgrundlage für virtuelle Versammlung

Rechtsgrundlage ist Art. 2 § 5 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (Covid19-G). Gemäß § 5 Abs. 2 Nr. 1 wird eine virtuelle Versammlung der Präsenzversammlung gleichgestellt. Die virtuelle Versammlung bedarf hiernach weder einer Satzungsgrundlage noch der Zustimmung sämtlicher Mitglieder. Zusätzlich wird durch § 5 Abs. 2 Nr. 2 möglich, dass einzelne Mitglieder ihre Stimmen im Vorfeld einer (virtuellen oder physischen) Versammlung schriftlich (z.B. per Fax) abgeben.

Mit der Regelung von Art. 2 § 5 Abs. 2 Nr. 2 wird die vorherige Stimmabgabe in Abwesenheit gestattet, um Mitgliedern die Teilnahme an der Mitgliederversammlung zu ersparen. Mit „schriftlich“ ist die strenge Schriftform gemeint, d.h. Brief oder Fax. E-Mails (Textform) sind nicht zulässig. Warum der Gesetzgeber das so vorgesehen hat, ist nicht bekannt (vgl. Segna, Neuerungen für Vereine und Stiftungen durch das COVID 19 Pandemie Gesetz 2020) Beilage zu npoR 3/2020, Seite 151).

Covid 19-Gesetz gilt nur vorübergehend bis zum 31.12.2020 und kann ggf. vom Gesetzgeber noch bis Ende 2021 verlängert werden.

Durchführung der Mitgliederversammlung:

Es ist entsprechend der Satzung einzuladen.

In der Einladung sollte der Ablauf und das Verfahren der Online-Versammlung in Grundzügen erläutert werden.

Der Ablauf der Versammlung kann grundsätzlich wie bei einer Präsenzversammlung organisiert werden.

Redebeiträge sind dabei mündlich und in Textform denkbar. Sichergestellt werden muss, dass sich alle Mitglieder gleichermaßen beteiligen können.

Über die virtuelle Mitgliederversammlung ist weiterhin nach den Regelungen der Satzung ein Protokoll zu fertigen.

Wie die Zugangskontrolle und die Teilnehmeridentifizierung erfolgt, bestimmt der Verein.

Für die virtuelle Mitgliederversammlung muss sichergestellt sein, dass nur Mitglieder mit Stimmrechten teilnehmen und nur solche ihr Rede- und Stimmrecht ausüben können. Die Zugangsdaten zu dem Chatroom müssen so zugestellt werden, dass ein Missbrauch ausgeschlossen werden kann, etwa durch ein spezielles PIN/TAN-Authentifizierungsverfahren. Es muss weiterhin sichergestellt sein, dass die Stimmabgabe nur einmal möglich ist. Denkbar wäre zum Beispiel, dass für die Stimmabgabe eine zusätzliche Authentifizierung erfolgt, etwa in Form eines Codes, der nur einmal benutzt werden kann - analog den Transaktionsnummern beim Online-Banking

Der Verein hat weiterhin sicherzustellen, dass bei der elektronischen Stimmabgabe keine technischen Probleme auftreten, die Mitglieder von der Teilnahme und Abstimmung ausschließen. Klarstellend ist zwar darauf hinzuweisen, dass jedes Mitglied  für die Funktionsfähigkeit der Technik in seiner Sphäre selbst einzustehen hat, dies schließt aber spätere Probleme mit Mitgliedern nicht aus.

Fazit:

Virtuelle Mitgliederversammlungen können auch ohne Satzungsgrundlage durchgeführt werden. Die Problematik der virtuellen Mitgliederversammlung liegt in der technischen Durchführung und im Authentifizierungsverfahren. Es müssen aber keineswegs alle denkbaren Manipulationsmöglichkeiten ausgeschlossen sein. Eine Beteiligung von Nichtberechtigten (Nichtmitgliedern) an Abstimmungen kann aber zu einer Anfechtbarkeit von Beschlüssen führen. Deswegen muss ein Authentifizierungsverfahren eingesetzt werden.

Verschiebung der Mitgliederversammlung (MV) zulässig?

Es gibt keine explizite gesetzliche Grundlage für eine Verschiebung der MV. Grundsätzlich ist das Einberufungsorgan (Vorstand) befugt, die MV zu verschieben, wenn es dafür wichtige und dringende Gründe gibt. Der dringende Grund ist ein unbestimmter Rechtsbegriff und muss ausgelegt werden. Wichtiger und dringender Grund ist bspw. die  Fürsorge- und Schutzpflichten des Vereins gegenüber seinen Mitgliedern. Der Vorstand hat eine Abwägung zwischen planmäßiger Durchführung der MV und Verschiebung der MV bspw. zum Schutze der Gesundheit der Mitglieder vorzunehmen. Die Abwägungs- und Entscheidungsgründe sind zu dokumentieren.

Haftet der Vorstand wegen der Verschiebung der MV?

Würde man ein schuldhaftes Verhalten des Vorstandes - rein hypothetisch - wegen der Verschiebung der MV unterstellen, lautet die Faustformel zum Vorliegen eines Schadens: Hat es durch die Nichteinberufung einen Schaden in Geld gegeben, der bei rechtzeitiger Ladung nicht eingetreten wäre, dann liegt im Sinne des § 249 BGB ein „Schaden“ vor.

Grundsätzlich wird dem Verein durch die nicht satzungsgemäße und somit verspätete Einberufung der Mitgliederversammlung kein wirtschaftlicher Schaden entstehen. (Prüfen, ob evtl. Stornokosten Veranstaltungsraum oder sonstige Verträge wegen der verschobenen MV gekündigt werden müssen.)

(Quelle: https://www.vereinsrecht.de/coronavirus-absage-und-verschiebung-von-mitgliederversammlungen-im-verein.html).

 

Stand: 22.07.2020

 

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Das Bundesministerium für Justiz und Verbraucher hat eine Formulierungshilfe für ein Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht veröffentlicht.

Inhalt:

Diese wurde von dem Bundeskabinett am 23.03.2020 beschlossen. Es soll am 25. bzw. 26. März mit verkürzten Fristen im Bundestag beschlossen werden.

Zur Erläuterung, was eine Formulierungshilfe zu einem Gesetz ist. Dazu heißt es auf der Seite der Bundesregierung zur Erläuterung: "Es ist gängige Praxis, dass die Bundesregierung bei der Gesetzgebungstätigkeit des Bundestages Hilfestellung leistet. Es kann auch vorkommen, dass die Bundesregierung zwar einen Gesetzentwurf ausarbeitet und im Ressortkreis abstimmt, aber nicht selbst in den Bundestag einbringt, sondern dies dem Parlament überlässt. Das regierungsinterne Verfahren entspricht dann im Prinzip dem einer Regierungsinitiative. Gegenstand des Kabinettbeschlusses beziehungsweise der Tagesordnung der Kabinettssitzung ist dann ausdrücklich nicht ein Gesetzentwurf, sondern eine Formulierungshilfe."

Zum Inhalt:

Für die Mitgliederversammlung eines Vereins gilt bislang, dass eine virtuelle Mitgliederversammlung nur dann zulässig ist, wenn dies ausdrücklich in der Satzung vorgesehen ist oder wenn alle Mitglieder diesem Verfahren schriftlich zustimmen. Dies ist schon ab einer bestimmten größeren Mitgliederzahl nicht mehr realistisch.

Um die Handlungsfähigkeit von Vereinen weiterhin zu gewährleisten werden folgende Regelungen befristet bis zum 31.12.2020 (siehe Art. 2 § 7 Abs. 5) geändert:

- Vorstände bleiben so lange im Amt, bis ein Nachfolger gewählt ist..

(Erläuterung: diese Regelung hat der Paritätische bislang als Satzungsregelung empfohlen. Sie wurde aber nicht in alle Satzungen

übernommen.)

- Grundsätzlich sind virtuelle Mitgliederversammlungen möglich. Es ist auch möglich, dass Mitglieder ihre Stimme schon schriftlich vor der Mitgliederversammlung abgeben.

- Auch außerhalb der Mitgliederversammlung können Beschlüsse gefasst werden. Dafür ist die Textform ausreichend, also auch Fax oder email. Zum Schutz der Mitglieder gilt aber, dass alle Mitglieder beteiligt werden müssen und mindestens die Hälfte der Mitglieder bis zu einem festzusetzenden Zeitpunkt abgestimmt haben müssen und der Beschluss mit der in der Satzung bestimmten Mehrheit gefasst wurde.

Vergleichbare Vorschriften sind in Art. 2, §§ 1 bis 3 für die andere Rechtsformen wie AG, SE, GmbH und Genossenschaft vorgesehen.

Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem Gesetzesentwurf bzw. der beigefügten FAQ für Vereine.

Quelle: Fachinformation des Paritätschen Gesamtverbandes vom 26.03.2020 von Erika Koglin

 

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